シスナビの会議フォーマットを棚卸ししてみました

技術部長の島田です。

テレワークのおかげで捻出できた時間を使って、これまでの業務の進め方について色々と振り返る機会が多くなってきました。
昨今で言うと会議の在り方が顕著ですよね。
シスナビでも社内報告会、営業活動、採用面談、お客様との仕様整理などの場面でWEB会議ツールを頻繁に使っています。

ここらで、将来同じ仲間として一緒に働く方やお客様に向けて、一度シスナビのやり方を整理してみたいと思います。

社内の打ち合わせ

昔は月一で事務所に帰社して報告会を行っていましたが、
今では毎回の報告会をZoomで開催し、自宅から参加するのが当たり前になってきました。

やり方を変えると色々と課題も出てくるもので、繁忙期というせいもあるのかもしれませんが、
今までより業務に割く時間が増えたせいか、報告会に参加できないメンバが増えてきた感触です。
そんな場合、報告会に参加できなかったメンバへのフォローはどう行っていくべきか?という課題がでてきました。

直近の数か月の運用としては、Zoomで会議動画を録画しており、データを全員に共有しています。
数か月報告会に参加できていなかったメンバは、久々に皆の顔を見れて、声を聴けて良かったと言っていました。
が、1時間超の動画を見続けるのは中々しんどいものがあるとのこと。
確かに、報告会での決定事項とそれまでの文脈を理解するには動画を全部観る必要があるんですよね。

音声文字起こしツールを使う手もありますが、議事録としては正直まだ成り立たないと感じます。
会議での決定事項とそこに至った文脈くらいを抜き取るのはまだAIでも難しいなと。
相関関係は提示できるけど因果関係は理解できない、とどっかのネット記事で読みましたし。
なので、まだテキストベースでの議事録は必要だと考えていて、
しばらくは動画とテキスト議事録のハイブリッドで運用していく予定です。

お客様とのやり取り以外の場合は家族と同じ部屋で参加することも

※ちなみに前述したように議事録を整理するスキルってのは結構な国語力を必要とするので、
 若い内は雑用を押し付けられたと思わずに、真面目に取り組んでみた方がよいと個人的には思います。
 その情報整理力が上司に見られている、、かも。
 
あと、報告会に無理に参加する必要は無くて、slackとbacklogでのやり取りで十分なのでは?という社員もいました。

この辺りはメンバによって、社内の情報にアクセスする頻度や理解度が異なるので、ここも課題ですね。

採用面談

採用面談もほとんどがZoomで実施するようになりました。
違和感は今のところ全くありません。予定の合わせやすさで考えれば断然WEB会議ツールを選択します。
私の働き方としてはかなり裁量を効かせてもらっていて、夜中の方が参加しやすかったりします。
面談に参加いただく方の中でも日中はお仕事されている方もいて、
お互い夜の方が都合が合うこともあり、夕方以降の開催も受け付けています。

一方で、まだ測定できていないのは、面談される側の感触のヒアリングと、
実際に採用させていただいたメンバの振り返りです

シスナビでは携わるメンバに対するカルチャーフィットを重視してまして、
その為に、企業理念を言語化してホームページに掲載するようにしました。
採用面談の際、ホームページをご覧になっていない方には、
一度弊社代表からご説明をさせていただく時間を設けています。

採用面談を受けて実際にどう感じたか、入社後どう感じているか。
WEB会議だとアピールしたいことができなかったと感じていなかったか。
訊きづらいことが無かったか。
実際に働いてみて思っていた環境と違った、ということが発生していないか。などなど
これからヒアリングを通じて最適化していきたいと考えています。

お客様との打ち合わせ

受託案件のお客様との打ち合わせや営業活動もWEB会議ツールで実施しています。
ツールはお客様の環境に合わせるので、ZoomだったりTeamsだったりGoogleMeetだったり様々です。

例えば仕様のすり合わせなどは本当にメリットしかないと感じています。
WEB会議ツールを用いることで紙の印刷や移動にかかる時間が0になり、本質的な議論に割ける時間が増えました。
お互いの認識を合わせるにあたっても、同じドキュメントを開くであったり、
画面共有機能を使って実際のシステムを見ながら話をすることで認識のズレが減り、結果として手戻り工数減に繋がっています。
こうした、ある程度事前に議題や落としどころが決まっているような性質の打ち合わせであればWEB会議ツールは有益です。

一方で、複数人で喧々諤々議論を積み重ねていったり、アイデアを生み出す類の打ち合わせなどは難しいかもしれません。
まだシスナビではこの種の打ち合わせをWEB会議ツールで実施したことは無いですので、今後要注目な点です。

結局の所

大事なのってテーラリングだと思うんですよね。
オフラインとオンライン、それぞれのメリット・デメリットについて世間一般で浸透したセオリーはあるんでしょうけど
じゃあ自分達の組織・お客様にとっては何がベターなんだっけ?という所を
経営側なりマネジメント側なり現場なり、それぞれの場面に応じて判断しなくてはいけない。

そこを判断せずして流行りだからで取り入れちゃうと、仏作って魂入れずということになります。
今のやり方に固執せずに、都度都度自分たちのやり方を見直すこと。
ありふれた表現ですが、棚卸しの結論はここに落ち着きました。

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